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A implantação do programa 5S é mais um produto da APLean para trazer eficiência ao ambiente de trabalho das empresas. Desenvolvido no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, o 5S pode ser aplicado em diversas áreas, desde chão de fábrica (produção) até escritórios administrativos.

A implantação do 5S é uma alternativa que promove melhorias nos processos. Ao colocar o programa 5S em prática, sua empresa alcança maior facilidade para executar as atividades do dia a dia, e consequentemente os processos tendem a ter resultados mais previsíveis e eficientes; os seus funcionários ficam mais motivados e confiantes em trabalhar em ambientes mais organizados e limpos; o processo de produção fica mais padronizado e é mais fácil de identificar problemas quando eles surgem.

Seiri - Senso de Utilização

O "S" seiri representa o senso de utilização dos recursos. O objetivo é identificar e separar os materiais e recursos que são necessários e importantes para executar tarefas do dia a dia daqueles desnecessários ou inúteis para o processo produtivo da empresa. A atividade Seiri parte da procura por itens fora do lugar ou sem utilidade como:

  • Materiais
  • Ferramentas
  • Peças de reposição
  • Documentos
  • Informativos

Nesta fase, um questionamento que deve ser feito é: Nós precisamos disso? A resposta irá ajudar muito a tomada de decisão e, caso o indivíduo não seja capaz de responder esta pergunta, é recomendável marcar o item de alguma maneira para que outra pessoa possa fazer uma avaliação posteriormente. Todo esse material separado deve conter informações como o motivo que foi separado e prazo para essa posterior avaliação. Normalmente, essa avaliação posterior não deve exceder 15 dias da primeira análise. Isso deve garantir que esse espaço seja limpo prontamente.

Seiton - Senso de Organização (Ordem)

O senso de organização estimula a colocar tudo o que é necessário, que foi identificado e separado na fase SEIRI, em locais predeterminados dentro do processo produtivo e da organização dos departamentos. O principal objetivo é que você não perca tempo em procurar materiais e recursos importantes para a execução das atividades - redução dos desperdícios de espera e movimentação procurando algo. É interessante colocar ao alcance das mãos e olhos o que é mais usado no dia a dia.

Seiso - Senso de Limpeza

O senso de limpeza incentiva os times a trabalhar em um ambiente limpo, agradável e facilita na identificação do que é normal e do que é anormal inesperado.

Quanto menos sujeira no ambiente de trabalho maior será a atenção aos equipamentos e recursos necessários, ou seja, maior será o nosso foco ao que realmente precisa ser feito.

Na fase de implantação do seiso, é interessante não só limpar, mas também questionar alguns pontos. São eles:

  • Quanta limpeza é necessária para a segurança dos trabalhadores de forma a facilitar a sua movimentação no gemba e o uso e a manutenção dos equipamentos?
  • Quanto de limpeza é necessária para aumentar a motivação e qualidade de vida no trabalho? Se passamos mais de 50% do nosso tempo acordado (dia de trabalho) no gemba, por que não transformá-lo em um lugar agradável de ficar?
  • Como a limpeza contribui para melhorar a qualidade do produto, evitando qualquer tipo de contaminação cruzada?
  • Quando estou limpando, eu noto algum problema no meu equipamento o qual devo alertar a manutenção?

É importante que fotos dos locais limpos estejam na gestão visual (quadros) dos locais de trabalho para servirem de referências aos envolvidos, procurando diminuir a subjetividade do que é o local não limpo.

Seiketsu - Senso de Padronização

A próxima fase Seiketsu procura dar sustentação ao que foi feito anteriormente (seiri, seiton e Seisu).

É preciso tornar comum na cultura da empresa alguns valores e normas de comportamento. Nesta fase, são desenvolvidas regras e normas para manter o que foi conquistado e a organização investe na conscientização destas normas.

Desenvolve-se checklists de limpeza e organização com o objetivo de estabelecer uma rotina diária aos envolvidos para sustentar os 3 primeiros S já implantados. Nesses checklists, devem conter atividades, funções e responsabilidades claras para que os envolvidos as executem com eficiência. Esses padrões devem ser seguidos e frequentemente reavaliados para identificar facilidades e/ou problemas para a execução dessas normas.

Shitsuke - Senso de disciplina

O "S" shitsuke valoriza a necessidade de atenção e autogestão. Nesta fase, contamos com muito treinamento para todos (principalmente, para os novos colaboradores), procurando garantir que a essência do programa 5S nunca seja esquecida. O objetivo é monitorar, controlar e manter a disciplina para que todos os 5S sejam aplicados continuamente. Avaliações sobre o programa (4S anteriores) devem ser constantes, objetivando a motivação dos times quanto ao programa.

Os resultados de todo o programa devem ser apurados nessa fase. É nessa etapa que são estabelecidas os indicadores de performance do programa e o plano de comunicação entre todos os envolvidos (reuniões com os times, reuniões com os suportes, auditorias de 5S, gestão visual etc).

A implantação do programa 5S em uma organização traz sempre resultados muito positivos quanto à melhoria da qualidade nos seus produtos e produtividade nos processos.

Quer implantar o programa 5S na sua empresa? Conte com a equipe de consultores da APLean.